存货重要内部控制制度的符合性测试
存货通常占企业资产的比重较大,有关存货的内部控制与管理,是企业内部控制制度的重要方面,对存货内部控制制度的研究与评价结论,直接影响到审计人员对企业整个内部控制制度的研究与评价。由于存货品种多,数量大且品质特征各异,审计人员很难在有限时间内对存货进行详细审计,因此,对存货的审计通常是在对存货部控制制度进行研究,评价的基础上采用抽查法,对存货重要内部控制制度的调查和符合性测试及存货的实质性测试同属资产审计的重点内容。
企业存货的内部控制包括两大控制系统,一是存货的实物流转程序控制;二是存货价值流转记录的控制。对存货重要的内部控制制度的符合性测试包括下述几方面:
1.存货实物流转程序控制系统的测试。存货实物流转程序内部控制主要涉及采购、验收、存储、发货、生产及发运等各个环节。审计人员重点应测试下列内容:①采购。存货的采购是否由独立的采购部门负责,是否按计划和规定的程序进行采购,购货之前是否填写顺序的正式订货单,并将订单副本分送会计部门和验收部门;②验收。购入的存货是否均由独立于采购、存储等部门以外的部门负责对其数量和质量进行验收,验收完毕是否立即移送存储部门,并将验收单分送采购部门、存储部门和会计部门;③存储。存货入库是否由存储部门先行点验核查后再签收,同时将实际入库存货的数量通知会计部门;存储部门是否根据存货的品质特征分类存放,并填制标签,存货的存放是否安全,合理;
发货。存货领发是否具有严格的手续,存储部门是否根据审核无误的发货单、领料单发货,领料单是否根据用料单、工程通知单或销货单编制。商业企业是否凭出货通知单向仓库提货;⑤生产。生产过程中,从生产领料到产品完工入库对存货的管理是否具有有效的控制措施,生产部门是否及时编制生产报告,通知会计部门关于存货的变动情况,并采取有效措施保护原材料等物品免遭贪污盗窍,出现的废料与在产品等存货是否分开存放和控制;⑥发运。发运货物是否由独立的发运部门进行,是否根据经核准了的发运通知单装运货物,并据以编制出库单。产品出库及出门是否均有严格的手续。
2.存货价值流转记录程序控制系统的测试。存货价值流转记录程序的内部控制主要涉及会计记录、成本会计控制、存货的手续盘存制及账簿核对制度等,审计人员应重点测试以下内容:
(1)存货的财务记录是否有严格的程序。是否建立了健全有效的凭证制度,从取得或填制凭证开始,到登记明细分类账、总分类账,到编制会计报表的全过程是否都有明确规定。
(2)成本会计控制是否良好有效。生产过程中的各种记录,生产通知单、领料单、计工单、入库单等文件是否都汇集到会计部门,并由会计部门审核。是否设置了相应的会计账户进行成本核算和控制,是否制定了成本计划或控制目标,选择的成本计算方法是否恰当,产品成本的计算是否正确。
(3)是否采用了永续盘存制进行存货的日常核算,定期对存货进行实地盘点,重点了解和掌握企业编制年度报表前是否进行了存货盘点,盘点结果是否得到及时正确的处理。
(4)是否坚持定期对账制度,主要了解企业是否对存货的总账、明细账,供应部门的调拨单,存储部门的保管账及销售部门的销售汇总表等坚持经常核对,发现差错是否及时更正。
在调查了解过程中,还应注意听取不直接参与存货管理人员的意见,特别是生产技术人员,工程师及有关专家的意见,这是因为有些存货的专业技术性强,相应的管理措施也具有较强的专业技术性,不了解存货管理的特殊性,就很难对存货的内部控制做出恰如其份的判断。
3.实施简易抽查。在进行符合性测试之前,为了证实审计工作底稿对企业存货内部控制制度的描述、反映是否完整客观、准确,应实施存货内部控制的简易抽查。抽查时应关注以下主要事项:①大额的存货采购是否签订有购货合同,有无相关的审批制度;②存货的入库是否严格履行验收手续,对名称、规格、型号、数量、质量和价格等是否逐项核对,并及时入账;③存货的发出手续是否按规定办理,是否及时登记仓库账并与会计记录核对;④存货的采购、验收、保管、运输和付款等职责是否严格分离;⑤存货的分检、堆放、仓储条件是否良好;⑥是否建立了定期盘点制度,发生的盘盈、盘亏、毁损和报废是否及时按规定审批处理。
4.符合性测试的重点。存货内部控制符合性测试的重点环节是:购货业务和成本核算。购货是存货流动的起点(实物流转和价值流转),其记录整个存货记录是否适当的基础,购货业务测试的内容及步骤如下:①从供应部门的业务档案中抽取订货单或其他授权文件;②审核订货单样本是否附有请购单或附了授权文件;③审查相应的验收报告、卖方发票和货物入库单,比较三者与请购单在数量、价格和型号规格等方面是否一致;④检查相关的记账凭证及账务处理,复核相关的材料运杂费在不同货物之间的分配,若材料是按计划成本核算的,还应注意审核材料成本差异的核算和分配。
企业生产成本的核算将影响在产品、半成品或产成品等存货成本的真实性及期末会计报表中存货项目余额的真实性。生产成本核算测试的内容一般包括:产品成本的计算方法是否符合财务会计制度的规定,有无发生重大变动。如果采用计划成本、标准成本、定额成本,计算产品成本时所分配的材料成本差异和会计处理是否正确。测定步骤一般包括:①审核直接材料的数量及金额,着重与领料单、材料永续盘存记录相核对;②审核直接人工工时和工资费用,注意与生产考勤、工时统计表及有关工资标准和文件核对;③审核制造费用明细账,检查大额制造费用发生额的原始凭证,并注意制造费用分配标准的一致性与适当性;④复核生产费用在不同产品之间,以及完工产品与在产品之间的分配是否适当。在进行测试时,还应关注费用的归属期间,费用的性质,如资本性支出与收益性支出的划分是否正确。在可能的情况下,审计人员选择1-2个月的主要产品成本,按照企业的成本会计制度进行验算。
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